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如何準備一場大規模、低風險的設計沖刺工作坊?

2019/06/02 評論區

隨著設計沖刺(Design Sprint)在國內的發展,越來越多的小伙伴想要通過參加線下活動的方式來感受設計沖刺的魅力。沖刺引導師經常要考慮如何讓小白更容易理解設計沖刺并有實踐體會,所以工作坊的各個環節都會仔細考慮,設身處地去想象觀眾的體驗,然后不斷改進、豐富工作坊的內容??梢運?,設計沖刺工作坊本身也是一種體驗設計。

工作坊其實是一種互動性很強的思考和探討方式,在追求深度交流的情況下,規模往往有限。而最近在廈門Women Techmakers(簡稱WTM)社區舉辦的線下活動中,我們面臨的挑戰是:組織一場預估人數在200人左右的設計沖刺工作坊。

由于該工作坊是大型活動中的重要環節,參與人數多,時間和場地有限,現場不可控因素很多,如果不經過認真的設計,可能會引入很多風險,導致觀眾在工作坊中得到糟糕的體驗。

為了避免出現「教學事故」,我們在前期做了很多的溝通和設計工作,在充分的準備下實現了一個流程清晰順暢的工作坊,并且得到了許多積極的反饋。

如果你也想在大型場合下利用工作坊來推廣設計沖刺的理念、甚至是其他創新理念,那么本文可以帶你感受設計工作坊中得到的趣味體驗,并提供一些靈感啟發和有效建議。

從一句話需求開始

一場工作坊的開始往往是來自一個「簡單」的需求,而隨著設計的深入,漸漸發現背后的需求越來越復雜。拿這次廈門的工作坊來說,最開始需求只是一句話:

「周六在廈門WTM活動中有一場2小時的設計沖刺工作坊?!?/p>

而隨著不斷的溝通和確認,需求漸漸有了變化,很多細節豐富了起來:

「周六在廈門WTM活動中有一場2小時的設計沖刺工作坊,觀眾多為女性工作者,規模是200人?!?/p>

「周六在廈門WTM活動中有一場2小時的設計沖刺工作坊,觀眾多為女性工作者,規模是200人,觀眾無設計沖刺的基礎,本地可協助的master有1~2位?!?/p>

「周六在廈門WTM活動中有一場2小時的設計沖刺工作坊,觀眾多為女性工作者,規模是200人,觀眾無設計沖刺的基礎,本地可協助的master有1~2位;希望以科普知識點為主,輔以設計沖刺基本原則的體驗?!?/p>

「周六在廈門WTM活動中有一場2小時的設計沖刺工作坊,觀眾多為女性工作者,規模是200人,觀眾無設計沖刺的基礎,本地可協助的master有1~2位;希望以科普知識點為主,輔以設計沖刺基本原則的體驗,讓觀眾體驗到設計沖刺是很好的工作方式,幫助大家拓展思維和認知?!?/p>

當你把需求展開進行分析時,發現每一個溝通階段都能挖掘出更深的內容。這里建議引導師去詢問并回答以下幾個問題:

  • 活動的目的是什么?
  • 受眾的用戶畫像是什么樣的?
  • 最希望觀眾從你的工作坊中帶走什么?
  • 需要哪些資源?
  • 有什么客觀條件限制?

當知道這幾個問題的答案時,你就可以把一句話需求擴展得更加具體了。

設計工作坊也是一場設計沖刺

這句話說起來有點繞:我們要用設計沖刺的方式來設計一場介紹設計沖刺的工作坊。既然介紹設計沖刺的理念,那么我們本身思考和工作的方式也是可以借鑒設計沖刺的。以「定義問題 -> 聚焦問題 -> 發散方案 -> 聚焦方案」的模式進行。

「定義問題」和「聚焦問題」的過程已經在前文需求分析的階段完成了,明確了工作坊的目的是「科普設計沖刺的知識,讓觀眾體會到設計沖刺是一種很好的工作思考方式」,下面可以發散地去收集一些工作坊的內容素材,進行初步設計。

在收集素材時,視野可以超越《設計沖刺》這本書,在更大的范圍里尋找靈感。首先,可以在youtube上通過關鍵詞來搜索一些視頻做參考:

  • 「Design Sprint Workshop」
  • 「Design Sprint 101」
  • 「Mini Design Sprint Workshop」
  • 「Design Thinking Workshop」
  • ……

通過這些關鍵詞搜索,我找到了幾個不錯的案例:d.school的The Wallet Project、The Gift-giving Project,Jazz Brainstorming Model,AJ&Smart的Lightning Decision Jam……

最后我選擇的案例是AJ&Smart推出的「Lightning Decision Jam Workshop」,它恰好符合我非常喜歡的設計沖刺決策模型,所以決定以這個workshop的流程作為母版進行設計。

△ 網站鏈接:https://medium.com/@lisamowagner/my-secret-super-power-lightning-decision-jams-e0d5b861f04c

像工作坊這樣的體驗設計,要從觀眾的角度去想他們會經歷哪些流程,可以畫用戶體驗地圖,或者僅僅列一張流程表即可。我先以表格的方式列出了整個工作坊預想的步驟、內容、執行計劃和物料,每個步驟都要明確標注所需時間。

這樣的流程表形成后,可以馬上拿去活動負責人交流,看是否符合他們的預期,請他們給出意見反饋。經過幾次調整后,最終的流程能夠確定下來,還順便把時間、人員、物料等都梳理清楚了。

在流程設計的過程中,引導師要清楚哪些環節最容易踩坑或者卡住的,然后在這些環節上適當降低執行難度。我們在以往的設計沖刺引導經驗中發現,最容易卡住的環節是對問題進行定義——大家往往會陷入討論的漩渦,難以就要解決的問題達成共識,從而導致整個過程不能向前推進。

而像我們這次廈門的工作坊,其目的是體驗設計沖刺的工作思考方式,所以引導師可以酌情降低定義問題過程的難度。我們把現場觀眾——女性科技工作者(Women Techmakers)——作為了我們討論的目標用戶,引導師和活動負責人分析了受眾的用戶畫像,列出了幾個我們認為觀眾關心的話題,幫助她們在工作坊討論環節中更好地聚焦:

  • 女性如何爭取獲得平等的職業發展機會?
  • 男性如何支持女性獲得平等的職業發展機會?
  • 我們如何在工作場合中幫助女性關注身心健康?
  • 我們如何幫助產后女性更好地回歸職???
  • 我們如何幫助女性科技工作者平衡家庭與工作的關系?
  • 年輕人如何幫助老人適應社會的快速變化?
  • 在家庭生活和親子關系中,如何發揮女性科技工作者的優勢?
  • 我們如何支持下一代的女孩成為更好的自己?
  • 當女性處于極大壓力下,如何緩解壓力和尋求幫助?

把觀眾實踐的環節設計完成后,工作坊的重頭戲已經搞定,主辦方拿著我們列出的流程單和物料單就可以去具體落實了。而作為設計沖刺主題分享的演講者,我要開始考慮如何一開始向大家介紹設計沖刺的理念,能以最簡單易懂的方式讓觀眾理解。

我參考了《設計沖刺》這本書和以往積累的PPT材料,做了初版的設計沖刺介紹。然后請一位經驗豐富的引導師幫忙審閱,得到很多有用的意見,比如:要闡明設計沖刺最直接的好處在哪里;用具體的案例來幫助觀眾理解;省略那些可能分散觀眾注意力的知識點;用圖片能加速對概念的理解。

及時將自己的設計以可見的方式呈現給利益相關者和專家,工作坊的內容會得到更多建設性意見,最終實施的風險也會降低很多。

實施——行動中反思

我將實施工作坊分為三個階段:事前(Before)—事中(During)—事后(After)。作為引導師,我在這三個階段都得到了很有意思的洞察。

1. Before

前期有兩項準備工作對工作坊實施很有幫助。一是活動負責人邀請了當地的沖刺引導師做了一個mini沖刺工作坊,帶志愿者親身體驗了一下設計沖刺的流程,這使得志愿者們在實際工作坊進行中起到了很大的作用;二是我們提前準備了一份詳細的沖刺指南,把小組內角色劃分和每個流程的目的、任務、時間和物料都寫得十分清楚,尤其強調了決策者和主持人兩個角色的具體任務,這幫助每個小組能獨立把握討論節奏。

2. During

當到達活動場地后,我快速了解了現場。調試設備看PPT播放效果,確認物料是否備齊,和志愿者們快速溝通引導的注意事項,然后大家一起討論如何在茶歇時間快速布置場地,讓觀眾盡可能順暢地分好小組進入討論。

引導師需要對自己準備的內容有充分了解,這樣才有信心應對臨場的變化。比如碰到開場投影儀設備故障時,馬上組織大家破冰熱場,空出調試時間避免冷場。由于志愿者的輔助引導和詳細的沖刺指南,每個小組的討論進度漸漸產生差別,到后來大家基本可以獨立走完流程,這種現場產生的自主性是我之前沒有預料到的。

討論結束后,每個小組進行了成果展示。意外的是,在我們列舉的9個挑戰話題中,很多小組都選擇了同一個話題——「當女性處于極大壓力下,如何緩解壓力和尋求幫助?」,讓我們從側面看到了女性工作者最容易面臨的問題和困擾。

有的小組用繪畫的方式去描述問題和方案:

有的小組開場以近期熱點新聞來描述問題,喚起了大家強烈的同理心,然后層層分析給出了非常具體的解決方案,最后以用戶故事結尾形成了閉環,在短短90秒內呈現了非常精彩的電梯演講:

3. After

在工作坊結束的時候,我們邀請了一些現場的觀眾分享感受。很多觀眾都提到了這樣的工作坊讓她們體驗到了一種新的思考方式,聚焦/發散的交替進行幫助大家更好地得到了共識,討論也有實際輸出。

我們還準備了一份電子版調查問卷,在活動結束后向觀眾和志愿者們收集反饋,通過簡單的數據分析了解觀眾的滿意度和心得體會。我們會問觀眾這樣幾個問題:

  • 設計沖刺工作坊中最喜歡的部分是?
  • 您對本次工作坊的滿意度如何?
  • 您最大的收獲是什么?
  • 您最滿意的地方是什么?
  • 您覺得工作坊有哪些改善空間?

通常,滿意度用打分方式統計,可以采用一種衡量指標叫做NPS(Net Promoter Score):

https://www.netpromoter.com/know/

經過調查分析,本次活動的NPS指數為43,根據2018年NPS的衡量標準來看,取得的效果還是不錯的:

https://www.retently.com/blog/good-net-promoter-score/

心得體會可以用「I like……I wish……What If?」的句式引導觀眾表達想法,了解到他們對工作坊喜歡的地方和值得提高的地方:

https://spin.atomicobject.com/2018/09/12/i-like-i-wish-what-if/

經過統計,29%的觀眾喜歡開場Yes,and破冰游戲,34%的觀眾喜歡設計沖刺的介紹,51%的觀眾喜歡決策模型演練的環節。

我們還收到了很多發散性的建議,比如:希望增強陌生人之間的互動,希望案例分享再清晰一點,希望場地安排更加合理,希望現場音響調節更好一點……作為分享者,看到大家給出的很多建議和想法,真的感到收益頗多。尤其是其中一位志愿者的心得體會,讓我們更加認同自己做的事情對他人是有幫助有啟發的:

總結

講到這里,希望正在閱讀的你已經懂得如何去準備一場大規模、低風險的設計沖刺工作坊:

  • 把抽象的一句話需求展開為具體的描述,明確活動目的、用戶畫像、傳遞的觀點、擁有的資源和條件的限制;
  • 學會以恰當的關鍵詞去廣泛收集母版和素材;
  • 快速給出一個執行方案,作為工作坊原型去和利益相關者討論;
  • 從觀眾的角度出發去設想最可能卡住的環節,適當降低執行難度;
  • 為觀眾準備好工作坊輔助資料和調查問卷,完整工作坊的事前—事中—事后體驗。

當然,這里的很多建議不是硬性標準,而是希望給沖刺引導師們一個合理的準備框架。做好一場工作坊最重要的是:用認真負責的態度去準備,聆聽和想象利益相關者們的訴求,享受準備和實施的過程,以追求成長的心態去實現每一次進步!

△ 原創作者

婁婁,軟件工程師,供職于Works Applications,上海交通大學信息安全碩士;DSC社區成員,Sprint Master,TEDx ZizhuPark聯合策展人。熱衷于將設計思維、敏捷開發、精益創業、開發運維(DevOps)等方法論運用在工作實踐中,幫助組織更好地學習改進,幫助個人更好地享受工作。

歡迎關注作者的微信公眾號:「設計沖刺」

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